Tìm hiểu về quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển

Hiện nay, nhu cầu xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài bằng đường biển ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều công ty, doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển như thế nào? Cần những thủ tục, giấy tờ gì? Thì không phải ai cũng nắm rõ. 

Để giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về điều này, bài viết dưới đây sẽ giới thiệu đến bạn chi tiết các bước để xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển cũng như một số lưu ý để việc vận chuyển hàng hóa trở nên đơn giản, thuận tiện hơn. 

Ký hợp đồng – Xuất khẩu hàng hóa đường biển 

Ký hợp đồng là một trong những bước quan trọng đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển. Theo đó, sau khi tiến hành báo giá, nếu khách hàng đồng ý và hai bên đi đến thỏa thuận mức giá đã đưa ra thì sẽ ký hợp đồng dịch vụ. 

Theo đó, trong hợp đồng quy định rõ các điều khoản về quá trình vận chuyển hàng, bên gửi sẽ ủy thác cho công ty giao nhận hàng đồng thời làm các thủ tục có liên quan đến lô hàng xuất khẩu. 

Book tàu 

Sau khi tiến hành ký kết hợp đồng, bên nhận xuất khẩu hãng sẽ gửi Booking request để xác nhận lại thông tin về hàng hóa. 

Bao gồm các danh mục cụ thể như: người nhận hàng, người gửi, loại container, trọng lượng, nơi đóng hàng, cảng đến, cảng hạ container chứa hàng để thông quan xuất khẩu, ngày tàu chạy,…

Ngoài ra, nhân viên của công ty nhận vận chuyển sẽ gửi thông tin đến hãng tàu để đặt chỗ đồng thời phía tàu sẽ gửi lại Booking Confirmation (Lệnh cấp còn rỗng) để xác nhận đã chừa chỗ trên tàu.

Theo đó, lệnh này bao gồm các thông tin cụ thể như: Tên tàu, số booking, cảng dỡ hàng, cảng xếp hàng, giờ cắt máng, ……..

Book tàu là một trong những bước không thể thiếu trong toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa hiện nay. Điều này đảm bảo việc hàng hóa của khách được vận chuyển an toàn, đúng thời hạn. 

Đóng hàng và chuẩn bị bộ chứng từ 

Sau khi book được tàu, bên nhận vận chuyển sẽ tiến hành đóng hàng và chuẩn bị bộ chứng từ. Cụ thể như sau:

Đóng hàng

Sau khi hãng tàu cung cấp booking Cofirmation, nhân viên kinh doanh của đơn vị vận chuyển sẽ giao cho nhân viên giao nhận thông tin chi tiết của lô hàng xuất khẩu cũng như thời gian đóng hàng để nhân viên giao nhận theo dõi, cùng với khách hàng đưa cont rỗng đến kho để đóng hàng và vận chuyển ra cảng. 

Chi tiết như sau:

Nhân viên giao nhận đưa lệnh cấp cont rỗng (Booking Confirmation) đến phòng điều độ của hãng tàu để đổi lệnh lấy container. 

Lúc này, phòng điều độ sẽ giao cho nhân viên bộ hồ sơ bao gồm: số seal, packing list container, lệnh cấp container, vị trí container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng. 

Tài xế sẽ lái container đến bãi chỉ định của hãng tàu khi được nhân viên giao nhận giao hồ sơ đồng thời xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi.

Container rỗng được di chuyển đến kho xuất khẩu đóng hàng đồng thời vận chuyển hàng đã được đóng sẵn. Nhân viên giao nhận phải chuyển hàng về cùng một kho chung để việc đóng hàng thuận tiện hơn.

Chuẩn bị bộ chứng từ, hồ sơ hải quan hàng xuất khẩu

Sau khi hoàn thiện khâu đóng gói hàng hóa thì bạn cần phải chuẩn bị bộ chứng từ, hồ sơ hải quan hàng xuất khẩu bao gồm các danh mục sau:

• Hợp đồng ngoại thương: 1 bản sao y bản chính
• Bảng kê chi tiết hàng hóa: 1 bản chính
• Tờ khai hải quan: 2 bản chính 
• Hóa đơn thương mại: 1 bản chính
• Booking: 1 bản chính

Lưu ý: Cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo đúng quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển để đảm bảo đúng theo luật định và đảm bảo an toàn về sau. 

Thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan bao gồm các bước dưới đây:

Đăng ký tờ khai 

Nhân viên giao nhận vào phần mềm ECUSKD của hải quan để tạo thông tin trên mẫu tờ khai dựa trên những chứng từ về hàng hóa mà người xuất khẩu cung cấp như: paking list, giấy phép kinh doanh, hợp đồng,…..

Đồng thời nhân viên giao nhận phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về những gì mà mình đã khai trong phần mềm. 

Đóng thuế, lệ phí xuất khẩu 

Hiện nay, nhà nước đang có chính sách khuyến khích các doanh nghiệp xuất khẩu nên không đánh thuế, do đó khách hàng không cần đóng khoản chi phí này. 

Tuy nhiên, nhân viên giao nhận phải nộp các khoản lệ phí theo yêu cầu khi làm thủ tục hải quan. Cụ thể là 150.000 đồng cho một tờ khai. 

Rút tờ khai

Nhân viên giao nhận phải mua tem để dán vào tờ khai. Và sau khi hải quan kiểm tra xong sẽ giữ tờ khai có dán tem và trả lại 1 tờ khai. 

Lưu ý, với hàng kiểm hóa sẽ gồm các giấy tờ như:

• 1 tờ khai
• Invoice (bản chính)
• Packing list (bản chính)
• Hợp đồng thương mại (sao y)

Thanh lý hải quan bãi 

Bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển là thanh lý hải quan bãi. Theo đó, nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi để ghi số container/seal và thanh lý hải quan bãi ô 27 của tờ khai để tiến hành thanh lý tờ khai.

Tiếp đến, tiến hành nộp tờ khai hải quan điện tử bao gồm cả bản gốc và bản photo để phòng thanh lý kiểm tra 

Sau khi kiểm tra thông tin, hải quan thanh lý sẽ đóng dấu xác nhận và trả lại bản gốc cho nhân viên giao nhận.

Vào sổ tàu

Nhân viên giao nhận căn vứ vào booking sau đó viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số seal, số container vào các ô 28, 29 của tờ khai để tiến hành vào sổ tàu. 

Sau khi điền thông tin đầy đủ, tiến hành nộp tờ khai hải quan. Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu. 

Sau khi hoàn thành mọi thủ tục thông quan co lô hàng xuất khẩu tại cảng. Hàng hóa đã đóng gói được sắp xếp lên tàu theo đúng vị trí, kế hoạch của hãng tàu. 

Lưu ý: Để hàng không bị rớt lại dù đã thông quan, bạn cần phải vào sổ tàu trước giờ Closing time.

Liên hệ hãng tàu lấy B/L 

Để yêu cầu cấp vận đơn, nhân viên giao nhận cần chuyển bản sao bộ hồ sơ cho khách hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu liên quan. 

Sau khi tàu di chuyển, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty. Bộ phận này tiến hành đưa chứng từ cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất. 

Lúc này, nhân viên giao nhận cần đến Chi cục hải quan nộp tờ khai và vận đơn để hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất.

Tập hợp bộ chứng từ và quyết toán với khách hàng

Nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển (tên tàu/số chuyến, cảng đi/cảng đến, ngày đi/ngày dự kiến đến, số vận đơn, loại vận đơn,…..) sau khi hoàn thiện bộ chứng từ. 

Các thông tin này được gửi cho đại lý liên quan tiện theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến, đính kèm là bản sao HBL, MBL.

Trong trường hợp nếu là cước phí trả trước, nhân viên chứng từ sẽ làm giấy báo nợ để gửi khách hàng, đồng thời gửi cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ. 

Nhân viên chứng từ chỉ được cấp phát vận đơn khi người gửi hàng đã thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan.

Nếu là cước phí trả sau, nhân viên chứng từ sẽ làm giấy báo nợ thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ. Người gửi hàng nhận đơn và chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam. 

Sau khi hoàn thành thủ tục thông quan, người giao nhận cần kiểm tra và sắp xếp lại chứng từ thành bộ hoàn chỉnh. 

Sau đó trả chứng từ cho khách và lưu giữ 1 bộ tại công ty, kèm theo giấy báo nợ trên đó gồm các khoản chi phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển và các phí khác…

Giấy báo nợ sau khi được giám đốc ký tên và đóng dấu, người giao hàng sẽ nhận lại kèm theo toàn bộ chứng từ để tiến hành quyết toán với khách hàng.

Trên đây là toàn bộ các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển. Khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa đừng quên liên hệ với Vận tải Trung Tín để được tư vấn và hỗ trợ. 

Với kinh nghiệm nhiều năm cùng đội ngũ nhân viên, kỹ thuật viên chuyên nghiệp, giàu chuyên môn, Vận tải Trung Tín tự tin là đơn vị vận chuyển hàng hóa an toàn, chất lượng, nhanh chóng bậc nhất trên thị trường. 

Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam bao gồm cả xuất khẩu hàng hóa đường biển với quy trình chuyên nghiệp đảm bảo đúng thời gian và giá cả cạnh tranh nhất.

Khách hàng có nhu cầu đừng quên liên hệ với chúng tôi theo hotline: 0988.29.20.23 – 0918.29.20.23 hoặc email: tranvanxung2@gmail.com để được tư vấn và báo giá chi tiết.